Documentos Electrónicos: La Conciliación que Puede Salvarte de una Sanción de la DIAN
La conciliación de documentos electrónicos se ha consolidado como uno de los controles fiscales más críticos para las empresas colombianas. Con más de 1.324.817 sujetos habilitados para facturar electrónicamente y volúmenes diarios que alcanzan hasta 35 millones de facturas validadas, las inconsistencias entre lo reportado a la DIAN y los registros contables pueden derivar en sanciones que van desde multas económicas hasta el cierre del establecimiento comercial.
1. ¿Qué es la conciliación de documentos electrónicos?
La conciliación consiste en comparar y verificar que la información registrada en los documentos electrónicos coincida con lo reportado a la DIAN. Este proceso permite detectar errores o diferencias entre lo reportado fiscalmente y lo registrado en el software contable.
El marco normativo está regulado por el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021, y la Resolución 000165 de noviembre de 2023. Según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, para que procedan los costos, deducciones e impuestos descontables, se requiere de facturas con cumplimiento de requisitos establecidos en los artículos 617 y 618.
¿Qué deben hacer las empresas?
Implementar un proceso mensual de conciliación que compare documentos electrónicos con registros contables
Verificar que todas las facturas cumplan los requisitos fiscales antes de registrarlas como costos o deducciones
Documentar las diferencias identificadas y su justificación para futuras auditorías
2. Las sanciones que pueden evitarse
El régimen sancionatorio establecido en el artículo 651 del Estatuto Tributario establece multas que pueden alcanzar hasta 7.500 UVT (aproximadamente $373.492.500 para 2025). Las sanciones específicas incluyen:
1% de las sumas no reportadas por no suministrar información
0,7% de las sumas erróneamente reportadas por información con errores
0,5% de las sumas reportadas tardíamente
El artículo 652 establece sanción del 1% del valor de operaciones facturadas sin requisitos, sin exceder 950 UVT ($47.309.050 para 2025). Adicionalmente, el artículo 652-1 establece que quienes estando obligados a facturar no lo hagan, podrán ser sancionados con clausura o cierre del establecimiento de comercio. Durante 2023, la DIAN impuso 355 sanciones de cierre a establecimientos por incumplimiento en facturación electrónica.
¿Qué deben hacer las empresas?
Realizar auditorías mensuales de documentos electrónicos para detectar inconsistencias antes de presentar declaraciones
Validar que los consecutivos de facturación no presenten faltantes o duplicados
Confirmar que las resoluciones de facturación se encuentren vigentes
3. Cómo acceder a la información mediante el token de la DIAN
El token permite acceder a los servicios de la DIAN y visualizar los documentos electrónicos reportados:
Ingresar a "Facturando Electrónicamente" en www.dian.gov.co
Recibir el token en el correo electrónico registrado en el RUT (vigencia de 60 minutos)
Descargar los listados de documentos emitidos y recibidos en formato Excel
Este acceso permite validar ingresos reportados, confirmar documentos recibidos para soporte de costos y deducciones, y detectar facturas de compra no recibidas.
¿Qué deben hacer las empresas?
Establecer un calendario mensual para descargar y revisar documentos electrónicos desde el portal de la DIAN
Designar responsables específicos para el proceso de conciliación con acceso al token
Cruzar los listados descargados con los registros del sistema contable para identificar diferencias
La conciliación de documentos electrónicos es un control fundamental para la gestión del riesgo fiscal. Las empresas que implementan procesos robustos de conciliación previenen sanciones, aseguran la procedencia de costos y deducciones, y facilitan respuestas ágiles ante requerimientos de la autoridad tributaria.
En Peña Molina & Asociados, te ayudamos a implementar procesos de conciliación de documentos electrónicos que protejan tu empresa de sanciones y aseguren el cumplimiento fiscal.
Recuerde que Peña Molina & Asociados tiene un equipo de expertos dispuestos a apoyarlo y acompañarlo en asuntos contables, financieros, tributarios y de control interno, para lo cual podrá contactarnos al correo: info@pma.com.co
