Control Interno en el Cierre Contable: Los 3 Controles que Más Empresas Descuidan

El control interno en el cierre contable representa un momento crítico para cualquier organización en Colombia. El 78% de las compañías colombianas han realizado investigaciones internas por corrupción en los últimos tres años, y el 80% reportan incidentes de fraude, lo que evidencia que fortalecer los controles internos no es solo una buena práctica sino una necesidad imperativa para proteger la integridad de la información financiera.

1. Conciliaciones Bancarias: El Control Fundamental que se Ejecuta Tarde

Las conciliaciones bancarias detectan errores en el registro de transacciones y descubren irregularidades o manipulaciones en las cuentas. Sin embargo, las empresas colombianas presentan deficiencias recurrentes.

Errores más frecuentes:

• Conciliar solo al cierre del período en lugar de hacerlo semanal o diariamente

• Ausencia de formatos estandarizados con firmas de elaboración, revisión y aprobación

• Partidas conciliatorias que permanecen más de 60 días sin resolverse

• Falta de segregación de funciones: la misma persona prepara y ajusta las fuentes

• Procesos manuales sin automatización

La gran mayoría de profesionales financieros considera que la automatización de la conciliación es una de las principales oportunidades de mejora.

¿Qué deben hacer las empresas?

• Establecer procedimientos documentados para elaboración, revisión y aprobación

• Garantizar segregación de funciones entre quien prepara y quien ajusta

• Implementar conciliaciones semanales o diarias

• Resolver partidas conciliatorias que lleven más de 60 días abiertas

• Definir formatos estandarizados con firmas requeridas

2. Provisiones Contables: El Pasivo Invisible que Distorsiona los Resultados

Según la NIC 37, una provisión debe reconocerse cuando existe una obligación presente con probabilidad mayor al 50% de que la empresa tenga que desprenderse de recursos económicos.

Provisiones esenciales en el cierre:

• Depreciación de activos fijos

• Amortización de intangibles

• Provisión de cartera incobrable

• Provisión de renta

• Provisión de Industria y Comercio

Errores que comprometen los estados financieros:

• Estimaciones sin criterios objetivos ni evidencia documentada

• Confusión entre provisiones y pasivos corrientes (el impuesto de renta al cierre de diciembre es pasivo corriente)

• Ausencia de papeles de trabajo que respalden los cálculos

• Falta de políticas contables escritas sobre deterioro y reconocimiento

¿Qué deben hacer las empresas?

• Desarrollar políticas contables documentadas con criterios claros

• Realizar análisis de antigüedad de cartera con criterios objetivos

• Documentar recuentos físicos de inventarios y pruebas de obsolescencia

• Diferenciar entre provisiones (probabilidad >50%) y pasivos contingentes (probabilidad <50%)

• Preparar papeles de trabajo detallados que expliquen estimaciones

3. Documentos Electrónicos: El Control que Evoluciona con la DIAN

A partir del 1 de noviembre de 2024, toda la facturación debe ser electrónica en Colombia. La Resolución 000165 de 2023 exige compatibilidad con las plataformas de la DIAN.

Validaciones esenciales durante el cierre:

• Consistencia entre facturación emitida a la DIAN e ingresos contables

• Notas crédito emitidas versus devoluciones contables

• Declaraciones de IVA versus facturación electrónica

Deficiencias frecuentes:

• Numeraciones vencidas por falta de renovación

• NIT incorrectos o inactivos que generan rechazo

• Reglas de IVA mal configuradas

• Ausencia de conciliación entre facturación electrónica y registros contables

¿Qué deben hacer las empresas?

• Realizar auditoría mensual de habilitación y numeración ante la DIAN

• Implementar validaciones automáticas de NIT y tarifas tributarias

• Mantener tableros de control con estados de facturación

• Conciliar mensualmente facturación electrónica con declaraciones tributarias

• Verificar consistencia entre ingresos contables y facturación reportada

El Costo del Fraude por Fallas de Control

El costo del fraude en Colombia es 3.76 veces el valor nominal de la transacción perdida. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) destaca que el 42% de los fraudes tienen lugar debido a deficiencias en el control interno.

Más del 50% de los fraudes empresariales están relacionados con falta de segregación de funciones. En más del 70% de los casos, la ausencia de controles permitió que los fraudes continuaran durante años sin ser detectados.

Acciones preventivas:

• Implementar segregación de funciones: autorización, ejecución, registro y custodia separados

• Establecer controles compensatorios cuando la segregación completa no sea posible

• Implementar sistemas de alertas automáticas para transacciones inusuales

Preguntas Frecuentes

¿Qué es el control interno en el cierre contable?

Es el conjunto de procedimientos que garantizan la razonabilidad de los estados financieros al finalizar un período contable, incluyendo conciliaciones bancarias, validación de provisiones y verificación de documentos electrónicos.

¿Cuáles son los errores más comunes en el cierre contable?

Realizar conciliaciones solo al cierre sin seguimiento continuo, registrar provisiones sin sustento técnico, y no validar la consistencia entre la facturación electrónica y los registros contables.

¿Con qué frecuencia deben hacerse las conciliaciones bancarias?

Deben realizarse semanal o diariamente, no solo al cierre. Las partidas que permanezcan más de 60 días sin resolverse representan un riesgo significativo.

Conclusión

Las conciliaciones bancarias, las provisiones contables y la gestión de documentos electrónicos constituyen tres pilares que, cuando se descuidan, exponen a las empresas colombianas a riesgos significativos de fraude y sanciones regulatorias. La implementación de controles efectivos requiere políticas documentadas, segregación de funciones y automatización con criterio.

En Peña Molina & Asociados te ayudamos a:

• Evaluar y fortalecer tu sistema de control interno contable

• Implementar procedimientos estandarizados de conciliación bancaria

• Desarrollar políticas contables documentadas para provisiones

• Validar la consistencia entre facturación electrónica y registros contables

Recuerde que Peña Molina & Asociados tiene un equipo de expertos dispuestos a apoyarlo y acompañarlo en asuntos contables, financieros, tributarios y de control interno, para lo cual podrá contactarnos al correo: info@pma.com.co